HR-Leitfaden für Wichteln am Arbeitsplatz

Die Organisation eines Wichtelns am Arbeitsplatz kann eine fantastische Möglichkeit sein, die Moral zu stärken und den Teamzusammenhalt zu fördern. Für HR-Profis stellt dies jedoch auch eine Reihe einzigartiger Herausforderungen dar – von der Verwaltung der Logistik bis zur Wahrung der Professionalität. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, diese Hürden zu meistern und ein makelloses Event zu veranstalten, das allen Spaß macht.

Ein gut durchgeführtes Wichteln kann die Beziehungen zwischen Kollegen stärken, die vielleicht nicht täglich miteinander interagieren. Aber ein schlecht organisiertes kann zu Unbehagen oder Verwirrung führen. Indem Sie einige wichtige Prinzipien und Best Practices befolgen, können Sie diese Weihnachtstradition zu einem Highlight im Firmenkalender machen.

In diesem Beitrag behandeln wir alles, was Sie wissen müssen: klare Regeln aufstellen, einen Zeitplan festlegen, die richtigen Tools auswählen und sicherstellen, dass das Event zur Unternehmenskultur passt. Lassen Sie uns eintauchen!

1. Machen Sie die Teilnahme freiwillig

Die goldene Regel für Wichteln am Arbeitsplatz ist, dass es zu 100 % freiwillig sein muss. Während Sie den Teamgeist fördern möchten, macht erzwungener Spaß selten Spaß. Einige Mitarbeiter haben während der Feiertage möglicherweise ein knappes Budget oder ziehen es einfach vor, nicht an Geschenkaustauschen teilzunehmen.

Warum es wichtig ist

Eine erzwungene Teilnahme kann Unmut erzeugen, was das Gegenteil von dem ist, was Sie erreichen wollen. Sie möchten Teilnehmer, die sich darauf freuen, dabei zu sein.

Wie man damit umgeht

Senden Sie ein Anmeldeformular anstelle eines Abmeldeformulars, um sicherzustellen, dass nur interessierte Personen teilnehmen.
Betonen Sie, dass eine Nichtteilnahme völlig in Ordnung ist und nicht missbilligt wird.
Planen Sie den Geschenkaustausch als Teil einer größeren Weihnachtsfeier, damit Nichtteilnehmer trotzdem das Essen und das Beisammensein genießen können.

2. Legen Sie klare Richtlinien und Budgets fest

Unklarheit ist der Feind eines erfolgreichen Geschenkaustauschs. Als HR ist es Ihre Aufgabe, die Parameter klar festzulegen, um Unterschiede in der Geschenkqualität und Angemessenheit zu vermeiden.

Das Budget

Setzen Sie ein festes Preislimit. Dies schafft Chancengleichheit, damit nicht eine Person ein 50-Euro-Gadget erhält, während eine andere einen 5-Euro-Schokoriegel bekommt. Ein Bereich von 20–30 Euro ist normalerweise ein guter Mittelweg – genug, um etwas Schönes zu bekommen, ohne das Budget zu sprengen.

Geschenk-Etikette

Erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass dies ein professionelles Umfeld ist. Geschenke sollten für den Arbeitsplatz angemessen sein.

Verbieten Sie Geschenke, die NSFW, beleidigend oder zu persönlich sind (z. B. Parfüm, Kleidergrößen oder Hygieneprodukte).
Ermutigen Sie zu sicheren, allgemein beliebten Kategorien: Schreibtischzubehör, Bücher, technische Gadgets, Gourmet-Snacks oder Bildbände.
Schlagen Sie eine 'Wunschlisten'-Funktion vor, wenn Ihr Organisationstool dies unterstützt, um den Schenkenden zu helfen, etwas auszuwählen, das der Empfänger tatsächlich möchte.

3. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Erfolg

Gute Organisation ist alles eine Frage des Timings. Schieben Sie Dinge nicht auf die lange Bank. Hier ist ein Beispielzeitplan, damit alles reibungslos läuft:

4 Wochen vorher

Kündigen Sie das Event im Unternehmen an. Erklären Sie die Regeln, das Budget und das Datum des Austauschs. Öffnen Sie den Anmeldeprozess.

3 Wochen vorher

Schließen Sie die Anmeldungen und losen Sie die Namen aus. Dies gibt jedem genügend Zeit zum Einkaufen, besonders wenn etwas online bestellt werden muss.

1 Woche vorher

Senden Sie eine Erinnerung an alle Teilnehmer. Die Feiertage sind stressig, und man vergisst leicht, ein Geschenk zu kaufen. Ein sanfter Anstoß stellt sicher, dass niemand mit leeren Händen erscheint.

Am Tag davor

Senden Sie eine letzte logistische E-Mail: "Bringen Sie Ihr verpacktes Geschenk morgen bis 10 Uhr in den Pausenraum!"

4. Verwenden Sie die richtigen Tools

Vorbei sind die Zeiten, in denen Namen aus einem Hut gezogen wurden. In einem modernen Arbeitsplatz, insbesondere bei Remote- oder Hybrid-Teams, sind digitale Tools unerlässlich.

Amazing Secret Santa ist ein hervorragendes Tool für diesen Zweck. Es ermöglicht Ihnen:

Teilnehmer einfach per E-Mail zu verwalten.
Ausschlüsse festzulegen (z. B. verhindern, dass Manager ihren direkten Mitarbeitern zugeordnet werden, wenn gewünscht, oder Ehepartner, die im selben Unternehmen arbeiten).
Den Prozess der Namensziehung zu automatisieren, sodass Sie nicht sehen müssen, wer wen bekommen hat, und es selbst für den Organisator ein Geheimnis bleibt!

Die Verwendung einer dedizierten Plattform spart Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler (wie jemand, der seinen eigenen Namen zieht).

5. Planen Sie das Austausch-Event

Der Austausch selbst ist der Höhepunkt des Events. Ob persönlich oder virtuell, machen Sie es zu einer Feier.

Persönlicher Austausch

Planen Sie eine bestimmte Zeit für den Austausch ein, vielleicht begleitet von Snacks oder Getränken.

Die Enthüllung: Lassen Sie alle im Kreis sitzen. Sie können nacheinander vorgehen oder alle gleichzeitig öffnen lassen. Wenn Sie nacheinander vorgehen, können alle die Geschenke sehen und raten, wer der Wichtel war.
Die Atmosphäre: Spielen Sie etwas Weihnachtsmusik und stellen Sie festliche Leckereien bereit. Das hilft den Leuten, sich zu entspannen und die Pause von der Arbeit zu genießen.

Virtueller Austausch

Für Remote-Teams können Sie trotzdem ein tolles Event veranstalten.

Logistik: Teilnehmer sollten Geschenke rechtzeitig per Post versenden. Setzen Sie eine "Versandfrist", um sicherzustellen, dass Pakete vor der Party ankommen.
Der Anruf: Veranstalten Sie einen Videoanruf, bei dem die Teilnehmer ihre Geschenke vor der Kamera auspacken. Es ist eine großartige Möglichkeit, Gesichter mit Namen zu verbinden, wenn Ihr Team verteilt ist.

6. Umgang mit "verwaisten" Beschenkten

Als HR-Profi brauchen Sie einen Notfallplan. Was ist, wenn sich jemand am Tag der Party krankmeldet oder, schlimmer noch, vergisst, ein Geschenk zu kaufen?

Halten Sie ein paar allgemeine 'Notfallgeschenke' bereit (z. B. eine schöne Schachtel Pralinen oder einen allgemeinen Geschenkgutschein).
Wenn ein Geschenk für einen Remote-Austausch nicht rechtzeitig ankommt, halten Sie einen digitalen Geschenkgutschein bereit, um ihn per E-Mail zu versenden, damit der Empfänger während des Anrufs nicht außen vor bleibt.
Fassen Sie diskret bei jedem nach, der das Ziel verfehlt hat, um sicherzustellen, dass die Situation schnell behoben wird.

Fazit

Ein Wichteln am Arbeitsplatz zu organisieren, muss kein Kopfzerbrechen bereiten. Mit klarer Kommunikation, vernünftigen Richtlinien und den richtigen digitalen Tools kann es eine reibungslose und freudige Erfahrung sein, die Ihr Team näher zusammenbringt.

Denken Sie daran, das Ziel ist es, Spaß zu haben und Wertschätzung füreinander zu zeigen. Indem Sie als HR die Führung übernehmen und den richtigen Ton angeben, stellen Sie sicher, dass der Geist der Saison auf die professionellste und positivste Weise durchscheint. Viel Spaß beim Organisieren!