Guía de RR.HH. para organizar el Amigo Invisible en el trabajo

Organizar un Amigo Invisible en el lugar de trabajo puede ser una forma fantástica de levantar la moral y fomentar la unión del equipo. Sin embargo, para los profesionales de RR.HH., también presenta un conjunto único de desafíos, desde la gestión de la logística hasta el mantenimiento de la profesionalidad. Esta guía está diseñada para ayudarte a navegar por estas aguas y organizar un evento impecable que todos disfruten.

Un Amigo Invisible bien ejecutado puede fortalecer las relaciones entre colegas que tal vez no interactúen a diario. Pero uno mal gestionado puede llevar a incomodidad o confusión. Siguiendo algunos principios clave y mejores prácticas, puedes convertir esta tradición navideña en un punto culminante del calendario de la empresa.

En esta publicación, cubriremos todo lo que necesitas saber: establecer reglas claras, fijar un cronograma, elegir las herramientas adecuadas y asegurar que el evento se alinee con la cultura de tu empresa. ¡Vamos a ello!

1. Haz que la participación sea voluntaria

La regla de oro del Amigo Invisible en el trabajo es que debe ser 100% voluntario. Aunque quieras fomentar el espíritu de equipo, la diversión obligatoria rara vez es divertida. Algunos empleados pueden tener presupuestos ajustados durante las fiestas o simplemente prefieren no participar en intercambios de regalos.

Por qué es importante

Forzar la participación puede crear resentimiento, que es lo opuesto a lo que quieres lograr. Quieres participantes que estén emocionados de estar allí.

Cómo manejarlo

2. Establece pautas y presupuestos claros

La ambigüedad es el enemigo de un intercambio de regalos exitoso. Como RR.HH., es tu trabajo establecer los parámetros claramente para evitar disparidades en la calidad y adecuación de los regalos.

El presupuesto

Establece un límite de precio firme. Esto nivela el campo de juego para que una persona no reciba un gadget de 50€ mientras otra recibe una barra de chocolate de 5€. Un rango de 20€–30€ suele ser un punto ideal: suficiente para conseguir algo bonito sin arruinarse.

Etiqueta de regalos

Recuerda a los participantes que este es un entorno profesional. Los regalos deben ser apropiados para el lugar de trabajo.

3. Establece un cronograma para el éxito

Una buena organización se basa en el tiempo. No dejes las cosas para el último minuto. Aquí tienes un cronograma de ejemplo para que todo funcione sin problemas:

4 semanas antes

Anuncia el evento a la empresa. Explica las reglas, el presupuesto y la fecha del intercambio. Abre el proceso de inscripción.

3 semanas antes

Cierra las inscripciones y realiza el sorteo de nombres. Esto da a todos mucho tiempo para comprar, especialmente si necesitan pedir algo online.

1 semana antes

Envía un recordatorio a todos los participantes. Las fiestas son ajetreadas y es fácil olvidar comprar un regalo. Un suave empujón asegura que nadie aparezca con las manos vacías.

El día anterior

Envía un correo electrónico logístico final: "¡Trae tu regalo envuelto a la sala de descanso mañana a las 10 AM!"

4. Usa las herramientas adecuadas

Atrás quedaron los días de sacar nombres de un sombrero. En un lugar de trabajo moderno, especialmente con equipos remotos o híbridos, las herramientas digitales son esenciales.

Amazing Secret Santa es una herramienta excelente para este propósito. Te permite:

• Gestionar participantes fácilmente por correo electrónico.
• Establecer exclusiones (por ejemplo, evitar que los gerentes sean emparejados con sus subordinados directos si se desea, o cónyuges que trabajan en la misma empresa).
• Automatizar el proceso de sorteo de nombres para que no tengas que ver quién le tocó a quién, ¡manteniéndolo en secreto incluso para el organizador!

Usar una plataforma dedicada ahorra tiempo y reduce el riesgo de error humano (como que alguien saque su propio nombre).

5. Planifica el evento de intercambio

El intercambio en sí es el clímax del evento. Ya sea en persona o virtual, haz que sea una celebración.

Intercambio en persona

Programa un tiempo específico para el intercambio, quizás acompañado de aperitivos o bebidas.

• La revelación: Haz que todos se sienten en círculo. Puedes ir uno por uno o hacer que todos abran a la vez. Ir uno por uno permite que todos vean los regalos y adivinen quién fue el Amigo Invisible.
• El ambiente: Pon algo de música navideña y ofrece dulces festivos. Ayuda a la gente a relajarse y disfrutar del descanso del trabajo.

Intercambio virtual

Para equipos remotos, aún puedes tener un gran evento.

• Logística: Los participantes deben enviar los regalos por correo con antelación. Establece una "fecha límite de envío" para asegurar que los paquetes lleguen antes de la fiesta.
• La llamada: Organiza una videollamada donde los participantes abran sus regalos ante la cámara. Es una excelente manera de conectar caras con nombres si tu equipo está distribuido.

6. Manejo de regalados "huérfanos"

Como profesional de RR.HH., necesitas un plan de contingencia. ¿Qué pasa si alguien se reporta enfermo el día de la fiesta o, peor aún, olvida comprar un regalo?

Conclusión

Organizar un Amigo Invisible en el trabajo no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con una comunicación clara, pautas sensatas y las herramientas digitales adecuadas, puede ser una experiencia fluida y alegre que acerque a tu equipo.

Recuerda, el objetivo es divertirse y mostrar aprecio mutuo. Al tomar la iniciativa como RR.HH. y establecer el tono adecuado, aseguras que el espíritu de la temporada brille de la manera más profesional y positiva posible. ¡Feliz organización!