Cómo organizar un amigo invisible virtual en equipos remotos
En resumen
Para organizar un amigo invisible virtual, haz el sorteo online, acordad un presupuesto que aclare si el envío está incluido, dad a todos 3 o 4 semanas para enviar los regalos (u optad por regalos digitales) y abridlos juntos en una videollamada. Los seis pasos que verás a continuación cubren todos los detalles. Para la versión para toda la empresa, consulta nuestra guía de RR. HH. para el amigo invisible en el trabajo.
Cada vez más empresas apuestan por el teletrabajo y los equipos distribuidos ya son lo normal, así que las fiestas de empresa de toda la vida están cambiando. Puede que para algunos se hayan acabado los tiempos de reunirse alrededor del árbol de Navidad de la oficina, pero estar a kilómetros de distancia no significa renunciar al espíritu navideño.
Un amigo invisible virtual es una forma fantástica de crear cultura de equipo, subir la moral y conectar con compañeros a los que quizá solo ves en Zoom o Slack. Acorta la distancia física y crea una experiencia compartida que todos pueden disfrutar, estén en la zona horaria que estén.
Organizar un intercambio virtual exige algo más de logística que uno presencial: al fin y al cabo, no puedes dejar el regalo sin más encima de una mesa.
Pero, con las herramientas adecuadas y un poco de planificación, puede ser igual de divertido, personal y memorable que uno en persona. Aquí tienes una guía completa, paso a paso, para organizar el amigo invisible virtual perfecto para tu equipo en remoto.
Paso 1: elige las herramientas adecuadas
Como no podéis sacar los nombres de un sombrero, necesitas una solución digital fiable para gestionar el proceso. Intentar hacerlo a mano por correo electrónico o con hojas de cálculo es la receta perfecta para el desastre y para estropear las sorpresas. Es el paso más importante para garantizar un sorteo justo, el anonimato y una experiencia sin complicaciones para todos.
Lo que necesitas:
- Un generador de amigo invisible: necesitas una plataforma que asigne los nombres de forma automática y anónima, gestione las exclusiones y permita a cada uno hacer preguntas a la persona que le ha tocado sin desvelar quién es.
- Una herramienta de videoconferencia: plataformas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams son imprescindibles para la fiesta de revelación en directo, para que todos puedan ver las reacciones.
- Un canal de comunicación: aprovecha las herramientas que ya usáis, como Slack o Teams, para crear un canal específico para avisos, animar el ambiente y resolver dudas.
Paso 2: fija las reglas y el presupuesto
En los equipos en remoto, unas pautas claras son imprescindibles para evitar confusiones y situaciones incómodas, sobre todo cuando hay envíos de por medio. Tienes que dejar claras las expectativas desde el principio para que todos vayan a una.
Aspectos clave:
- Presupuesto: sé muy concreto. Fija un límite (por ejemplo, 25 €) y aclara si ese importe incluye los gastos de envío o si el envío va aparte. Si tu equipo es internacional, enviar un paquete puede salir caro, así que tenlo en cuenta.
- Plazos: la logística lleva su tiempo. ¡Deja margen de sobra para los retrasos en los envíos! Empieza al menos 3 o 4 semanas antes de la fiesta de revelación para que todos los paquetes lleguen a tiempo.
- Digital o físico: decide si preferís limitaros a regalos digitales (tarjetas regalo electrónicas, suscripciones online, software) para ahorraros envíos y complicaciones, o si animáis a hacer regalos físicos para que abrirlos sea algo más tangible.
Paso 3: consigue las direcciones
Si habéis decidido intercambiar regalos físicos, los participantes tienen que saber adónde enviarlos. Ahora bien, pedir a todo el mundo que publique su dirección particular en un canal público de Slack puede plantear problemas de privacidad.
Consejo de privacidad: no recopiles las direcciones particulares de todos en una hoja de cálculo o un canal público. Con Amazing Secret Santa, cada participante puede pedir la dirección de envío a la persona que le ha tocado a través del chat anónimo, de modo que solo la ve quien envía el regalo. Así se respeta la privacidad de todos y los regalos llegan a donde tienen que llegar.
Paso 4: el sorteo
Cuando tengas el nombre y el correo de todos, llega el momento mágico: ¡el sorteo! Usa tu herramienta digital para asignar los nombres al azar. Es también el momento de configurar los ajustes necesarios.
Si hace falta, configura exclusiones; por ejemplo, para evitar que a los cónyuges les toque el uno al otro o que un responsable y alguien de su equipo se toquen entre sí, y que todo quede entre compañeros del mismo nivel. Una buena herramienta resuelve esto al instante.
Paso 5: la búsqueda del regalo
Anima a tu equipo a compartir algunas pistas sobre lo que les gustaría o a preguntar directamente a la persona que les ha tocado por el chat anónimo. Comprar un regalo para un compañero en remoto puede ser complicado si nunca has visto su mesa ni has charlado con él junto a la máquina de café para conocer sus gustos. Con unas cuantas pistas se acaban las conjeturas.
Ideas de regalo para quienes teletrabajan:
- Accesorios de escritorio: alfombrillas de ratón ergonómicas, plantitas monas para la mesa u organizadores de cables siempre vienen bien.
- Cosas calentitas para teletrabajar: zapatillas de estar por casa mullidas, mantas o sudaderas cómodas hacen que la oficina en casa sea más acogedora.
- Suscripciones: una suscripción de café o té, o incluso a una app de música para concentrarse.
- Caprichos digitales: las tarjetas regalo digitales de servicios de comida a domicilio (como Uber Eats o Glovo) son ideales para una «comida de equipo» a distancia.
Paso 6: la fiesta de revelación virtual
¡Llega el plato fuerte! Programa una videollamada para abrir los regalos y conviértela en una celebración, no en una reunión más.
Cómo hacerla divertida:
- Apertura en directo: que todos abran sus regalos delante de la cámara, de uno en uno, para que todo el mundo comparta la emoción.
- Juego de adivinanzas: antes de desvelar quién regala, deja que quien recibe intente adivinar quién le ha enviado el regalo a partir del objeto o de la nota.
- Código de vestimenta navideño: anima a todos a ponerse jerséis navideños horteras, gorros festivos o cuernos de reno.
- Fondos virtuales: pide a todos que pongan un fondo virtual navideño para crear ambiente.
- Foto de grupo: ¡no te olvides de hacer una «foto de grupo» con una captura de pantalla de la vista de galería, con todos enseñando sus regalos!
Organizar un intercambio a distancia con Amazing Secret Santa
Amazing Secret Santa- Funciona entre países: cada uno recibe por correo a quién le ha tocado, esté donde esté, en inglés, italiano, francés, alemán o español.
- Detalles del intercambio en cada correo: añade el presupuesto, la fecha del intercambio y una nota, como la fecha límite de envío, y todos los recibirán junto con el nombre de su amigo invisible.
- Sin cuentas: quien organiza añade los nombres y los correos, y los participantes nunca tienen que registrarse ni iniciar sesión.
- Chat anónimo: pregunta «¿Cuál es tu dirección postal?» o «¿Libro digital o en papel?» sin desvelar quién eres.
Si buscas formas divertidas de desvelar durante la llamada quién era el amigo invisible de cada uno, echa un vistazo a nuestras ideas para desvelar el amigo invisible.
¿Vais justos con los plazos de envío? Nuestras ideas de regalo de última hora incluyen regalos digitales que llegan al instante. Y, para que la videollamada de revelación sea aún más divertida, prueba alguna de estas temáticas para el amigo invisible.
¡Felices regalos!
Preguntas frecuentes
5Los nombres se sortean online, cada uno envía un regalo a la persona que le ha tocado, por correo postal o en formato digital, y el grupo abre los regalos a la vez en una videollamada. Las principales diferencias con un intercambio en la oficina son los plazos de envío y la privacidad de las direcciones.
Empieza 3 o 4 semanas antes de la videollamada de revelación si se van a enviar regalos físicos, y aún antes si el equipo es internacional. Los regalos digitales, como tarjetas regalo electrónicas o suscripciones, se pueden preparar en la última semana.
Usa una herramienta con chat anónimo, como Amazing Secret Santa, para que cada participante pueda pedir en privado la dirección de envío a la persona que le ha tocado. Evita recopilar las direcciones particulares de todos en una hoja de cálculo compartida o en un canal público.
Decididlo de antemano y dejadlo claro. La mayoría de los equipos en remoto dejan el envío fuera del presupuesto para no perjudicar a quien vive lejos, sobre todo cuando el equipo está repartido por varios países.
Los regalos digitales, como tarjetas regalo electrónicas, suscripciones a plataformas o apps y cursos online, llegan al instante. Si son físicos, elige cosas ligeras, que no se rompan y baratas de enviar, como libros, calcetines, aperitivos o accesorios de escritorio.
