Guida HR per organizzare un Secret Santa al lavoro

Organizzare un Secret Santa sul posto di lavoro può essere un modo fantastico per sollevare il morale e favorire il legame di squadra. Tuttavia, per i professionisti delle risorse umane, presenta anche una serie unica di sfide, dalla gestione della logistica al mantenimento della professionalità. Questa guida è progettata per aiutarti a navigare in queste acque e ospitare un evento impeccabile che piacerà a tutti.

Un Secret Santa ben eseguito può rafforzare le relazioni tra colleghi che potrebbero non interagire quotidianamente. Ma uno gestito male può portare a imbarazzo o confusione. Seguendo alcuni principi chiave e best practice, puoi trasformare questa tradizione natalizia in un momento clou del calendario aziendale.

In questo post, copriremo tutto ciò che devi sapere: stabilire regole chiare, fissare una tempistica, scegliere gli strumenti giusti e garantire che l'evento sia in linea con la cultura della tua azienda. Iniziamo!

1. Rendi la partecipazione volontaria

La regola d'oro del Secret Santa sul posto di lavoro è che deve essere volontario al 100%. Anche se vuoi incoraggiare lo spirito di squadra, il divertimento obbligatorio è raramente divertente. Alcuni dipendenti potrebbero avere budget limitati durante le vacanze o semplicemente preferire non partecipare agli scambi di regali.

Perché è importante

Forzare la partecipazione può creare risentimento, che è l'opposto di ciò che vuoi ottenere. Vuoi partecipanti che siano entusiasti di esserci.

Come gestirlo

Invia un modulo di adesione (opt-in) piuttosto che uno di rinuncia (opt-out) per assicurarti che si uniscano solo le persone interessate.
Sottolinea che la non partecipazione va perfettamente bene e non sarà malvista.
Pianifica lo scambio di regali come parte di una festa natalizia più ampia in modo che i non partecipanti possano comunque godersi il cibo e la socializzazione.

2. Stabilisci linee guida e budget chiari

L'ambiguità è nemica di uno scambio di regali di successo. Come HR, è tuo compito stabilire chiaramente i parametri per evitare disparità nella qualità e nell'adeguatezza dei regali.

Il budget

Imposta un limite di prezzo fermo. Questo livella il campo di gioco in modo che una persona non riceva un gadget da 50€ mentre un'altra riceve una barretta di cioccolato da 5€. Un intervallo di 20€–30€ è solitamente un buon compromesso: abbastanza per prendere qualcosa di carino senza spendere una fortuna.

Etichetta dei regali

Ricorda ai partecipanti che questo è un ambiente professionale. I regali dovrebbero essere appropriati per il posto di lavoro.

Vieta regali che siano NSFW, offensivi o eccessivamente personali (ad esempio, profumi, taglie di abbigliamento o prodotti per l'igiene).
Incoraggia categorie sicure e universalmente apprezzate: accessori da scrivania, libri, gadget tecnologici, snack gourmet o libri illustrati.
Suggerisci una funzione 'Lista dei desideri' se il tuo strumento di organizzazione lo supporta, per aiutare chi fa il regalo a scegliere qualcosa che il destinatario desidera davvero.

3. Stabilisci una tempistica per il successo

Una buona organizzazione è tutta una questione di tempismo. Non lasciare le cose all'ultimo minuto. Ecco un programma di esempio per far funzionare tutto senza intoppi:

4 settimane prima

Annuncia l'evento all'azienda. Spiega le regole, il budget e la data dello scambio. Apri il processo di iscrizione.

3 settimane prima

Chiudi le iscrizioni ed estrai i nomi. Questo dà a tutti molto tempo per fare acquisti, soprattutto se devono ordinare qualcosa online.

1 settimana prima

Invia un promemoria a tutti i partecipanti. Le vacanze sono impegnative ed è facile dimenticare di comprare un regalo. Una gentile spinta assicura che nessuno si presenti a mani vuote.

Il giorno prima

Invia un'email logistica finale: "Porta il tuo regalo incartato nella sala relax entro le 10 di domani!"

4. Usa gli strumenti giusti

Sono finiti i giorni in cui si estraevano nomi da un cappello. In un posto di lavoro moderno, specialmente con team remoti o ibridi, gli strumenti digitali sono essenziali.

Amazing Secret Santa è uno strumento eccellente per questo scopo. Ti permette di:

Gestire facilmente i partecipanti via email.
Impostare esclusioni (ad esempio, impedire ai manager di essere abbinati ai loro diretti riporti se lo si desidera, o coniugi che lavorano nella stessa azienda).
Automatizzare il processo di estrazione dei nomi in modo da non dover vedere chi ha preso chi, mantenendo il segreto anche per l'organizzatore!

L'utilizzo di una piattaforma dedicata fa risparmiare tempo e riduce il rischio di errore umano (come qualcuno che estrae il proprio nome).

5. Pianifica l'evento di scambio

Lo scambio stesso è il culmine dell'evento. Che sia di persona o virtuale, rendilo una celebrazione.

Scambio di persona

Pianifica un orario specifico per lo scambio, magari accompagnato da snack o bevande.

La rivelazione: Fai sedere tutti in cerchio. Puoi andare uno per uno o far aprire tutti contemporaneamente. Andare uno per uno permette a tutti di vedere i regali e indovinare chi era il Secret Santa.
L'atmosfera: Metti un po' di musica natalizia e offri dolcetti festivi. Aiuta le persone a rilassarsi e godersi la pausa dal lavoro.

Scambio virtuale

Per i team remoti, puoi comunque organizzare un grande evento.

Logistica: I partecipanti dovrebbero spedire i regali in anticipo. Imposta una "scadenza di spedizione" per garantire che i pacchi arrivino prima della festa.
La chiamata: Ospita una videochiamata in cui i partecipanti scartano i loro regali davanti alla telecamera. È un ottimo modo per collegare i volti ai nomi se il tuo team è distribuito.

6. Gestione dei destinatari "orfani"

Come professionista delle risorse umane, hai bisogno di un piano di emergenza. Cosa succede se qualcuno si dà malato il giorno della festa o, peggio ancora, dimentica di comprare un regalo?

Tieni a portata di mano alcuni 'regali di emergenza' generici (ad esempio, una bella scatola di cioccolatini o una carta regalo generica).
Se un regalo non arriva in tempo per uno scambio remoto, tieni pronta una carta regalo digitale da inviare via email in modo che il destinatario non venga lasciato fuori durante la chiamata.
Segui con discrezione chiunque abbia mancato l'obiettivo per assicurarti che la situazione venga risolta rapidamente.

Conclusione

Organizzare un Secret Santa al lavoro non deve essere un mal di testa. Con una comunicazione chiara, linee guida sensate e gli strumenti digitali giusti, può essere un'esperienza fluida e gioiosa che avvicina il tuo team.

Ricorda, l'obiettivo è divertirsi e mostrare apprezzamento l'uno per l'altro. Prendendo l'iniziativa come HR e impostando il tono giusto, ti assicuri che lo spirito della stagione risplenda nel modo più professionale e positivo possibile. Buona organizzazione!