Come organizzare un Secret Santa virtuale per team da remoto
In breve
Per organizzare un Secret Santa virtuale, estrai i nomi online, fissa un budget specificando se la spedizione è inclusa, lascia a tutti 3-4 settimane per spedire i regali (oppure puntate sul digitale) e apriteli insieme in videochiamata. I sei passaggi qui sotto coprono ogni dettaglio. Per la versione aziendale, leggi la nostra guida HR al Secret Santa al lavoro.
Con sempre più aziende che puntano sul lavoro da remoto e i team distribuiti ormai diventati la norma, anche le classiche feste in ufficio stanno cambiando. Per alcuni i tempi in cui ci si riuniva attorno all’albero di Natale dell’ufficio sono finiti, ma essere a chilometri di distanza non vuol dire rinunciare allo spirito delle feste!
Un Secret Santa virtuale è un modo fantastico per rafforzare lo spirito di squadra, tirare su il morale e avvicinarsi ai colleghi che magari vedi solo su Zoom o Slack. Accorcia le distanze e crea un’esperienza condivisa che tutti possono godersi, in qualsiasi fuso orario si trovino.
Organizzare uno scambio virtuale richiede un po’ più di logistica rispetto a uno di persona: d’altronde, non puoi semplicemente lasciare un regalo sulla scrivania di qualcuno.
Con gli strumenti giusti e un minimo di organizzazione, però, può essere divertente, personale e memorabile quanto quello dal vivo. Ecco la tua guida completa, passo dopo passo, per organizzare il Secret Santa virtuale perfetto per il tuo team da remoto.
Passo 1: scegli gli strumenti giusti
Visto che non puoi estrarre i nomi da un cappello, ti serve una soluzione digitale affidabile per gestire il tutto. Provare a farlo a mano via email o con un foglio di calcolo è la ricetta perfetta per il disastro e per sorprese rovinate. È il passaggio più importante per garantire equità, anonimato e un’esperienza senza intoppi per tutti.
Cosa ti serve:
- Un generatore di Secret Santa: ti serve una piattaforma che assegni i nomi in automatico e in modo anonimo, gestisca le esclusioni e permetta a ognuno di fare domande al proprio destinatario senza rivelarsi.
- Un software per videoconferenze: piattaforme come Zoom, Google Meet o Microsoft Teams sono indispensabili per la festa di apertura dei regali in diretta, così tutti possono vedere le reazioni.
- Un canale di comunicazione: usa gli strumenti che già avete, come Slack o Teams, per creare un canale dedicato ad annunci, attesa e domande.
Passo 2: fissa regole e budget
Per i team da remoto le regole chiare sono fondamentali per evitare confusione e imbarazzi, soprattutto quando ci sono spedizioni di mezzo. Metti subito in chiaro le aspettative, così tutti sono allineati.
Cosa considerare:
- Budget: sii molto preciso. Fissa un limite (per esempio 25 €) e chiarisci se l’importo comprende la spedizione o se la spedizione è a parte. Se il team è internazionale, spedire può costare parecchio: tienilo presente.
- Tempistiche: la logistica richiede tempo. Prevedi un margine per i ritardi delle spedizioni! Parti almeno 3-4 settimane prima della festa di apertura, così tutti i pacchi arrivano in tempo.
- Digitale o fisico: decidi se limitarvi ai regali digitali (buoni regalo elettronici, abbonamenti online, software) per risparmiare su spedizioni e complicazioni, oppure se incoraggiare i regali fisici, per un unboxing più concreto.
Passo 3: raccogli gli indirizzi
Se avete deciso di scambiarvi regali fisici, i partecipanti devono sapere dove spedirli. Chiedere a tutti di pubblicare il proprio indirizzo di casa in un canale Slack pubblico, però, può creare problemi di privacy.
Un consiglio per la privacy: non raccogliere gli indirizzi di casa di tutti in un foglio di calcolo o in un canale pubblico. Con Amazing Secret Santa ogni Secret Santa può chiedere l’indirizzo di spedizione al proprio destinatario tramite la chat anonima, così lo vede solo chi spedisce il regalo. In questo modo la privacy di tutti è rispettata e i regali arrivano nel posto giusto.
Passo 4: l’estrazione
Quando hai nome ed email di tutti, arriva il momento magico: l’estrazione! Usa il tuo strumento digitale per assegnare i nomi a caso. È anche il momento di configurare le impostazioni che ti servono.
Se serve, imposta le esclusioni: per esempio, per evitare che due coniugi si peschino a vicenda o che un responsabile peschi un suo diretto collaboratore, così lo scambio resta tra pari. Un buon strumento gestisce tutto questo all’istante.
Passo 5: la caccia al regalo
Incoraggia il team a condividere qualche indizio sui regali graditi, oppure a fare domande direttamente al proprio destinatario tramite la chat anonima. Scegliere un regalo per un collega da remoto può essere difficile se non hai mai visto la sua scrivania né fatto due chiacchiere con lui alla macchinetta del caffè per scoprire i suoi interessi. Qualche indizio toglie ogni dubbio.
Idee regalo per chi lavora da remoto:
- Accessori da scrivania: tappetini per mouse ergonomici, piantine da scrivania o organizer per cavi sono sempre utili.
- Comfort da smart working: pantofole morbide, coperte calde o felpe comode rendono più accogliente l’ufficio di casa.
- Abbonamenti: abbonamenti a caffè o tè, o magari a un’app di musica per la concentrazione.
- Golosità digitali: i buoni regalo digitali per i servizi di consegna a domicilio (Uber Eats, Deliveroo) sono perfetti per un “pranzo di squadra” a distanza.
Passo 6: la festa virtuale di apertura dei regali
Ecco l’evento clou! Fissa una videochiamata per l’apertura dei regali e trasformala in una festa, non nell’ennesima riunione.
Come renderla divertente:
- Unboxing in diretta: fate aprire i regali a uno a uno davanti alla telecamera, così tutti condividono l’emozione.
- Indovina chi: prima di rivelare chi ha fatto il regalo, lascia che il destinatario provi a indovinarlo dall’oggetto o dal biglietto.
- Dress code natalizio: invita tutti a indossare maglioni natalizi kitsch, cappelli a tema o corna da renna.
- Sfondi virtuali: chiedi a tutti di impostare uno sfondo virtuale natalizio per creare l’atmosfera.
- Foto di gruppo: non dimenticare di scattare una “foto di gruppo” con uno screenshot della vista galleria, con tutti che mostrano il proprio regalo!
Organizzare uno scambio a distanza con Amazing Secret Santa
Amazing Secret Santa- Funziona tra Paesi diversi: ognuno riceve il proprio abbinamento via email, ovunque si trovi, in italiano, inglese, francese, tedesco o spagnolo.
- Dettagli dell’evento in ogni email: aggiungi budget, data dello scambio e una nota, per esempio la scadenza per le spedizioni, e tutti li ricevono insieme al proprio abbinamento.
- Nessun account: l’organizzatore aggiunge nomi ed email, e i partecipanti non devono mai registrarsi né accedere.
- Chat anonima: chiedi “Qual è il tuo indirizzo di spedizione?” o “Libro digitale o cartaceo?” senza rivelare chi sei.
Per scoprire in modo divertente, durante la videochiamata, chi era il Secret Santa di ciascuno, guarda le nostre idee per svelare il Secret Santa.
Tempi di spedizione stretti? Tra i nostri regali dell’ultimo minuto ci sono anche regali digitali che arrivano all’istante. E per rendere più divertente la videochiamata di apertura, prova uno di questi temi per il Secret Santa.
Buon scambio di regali!
Domande frequenti
5I nomi vengono estratti online, ognuno manda un regalo alla persona che ha estratto, per posta o in formato digitale, e il gruppo apre i regali insieme in videochiamata. Le differenze principali rispetto a uno scambio in ufficio sono i tempi di spedizione e la riservatezza degli indirizzi.
Parti 3-4 settimane prima della videochiamata di apertura se ci sono regali fisici da spedire, e ancora prima se il team è internazionale. I regali digitali, come buoni regalo elettronici o abbonamenti, si possono sistemare anche nell’ultima settimana.
Usa uno strumento con una chat anonima, come Amazing Secret Santa, così ogni Secret Santa può chiedere in privato l’indirizzo di spedizione al proprio destinatario. Evita di raccogliere gli indirizzi di casa di tutti in un foglio condiviso o in un canale pubblico.
Decidilo prima e dillo chiaramente. La maggior parte dei team da remoto esclude la spedizione dal budget, così chi vive lontano non viene penalizzato, soprattutto quando il team è sparso in più Paesi.
I regali digitali, come buoni regalo elettronici, abbonamenti a piattaforme di streaming o app e corsi online, arrivano all’istante. Per i regali fisici scegli oggetti leggeri, che non si rompono e costano poco da spedire, come libri, calzini, snack o accessori da scrivania.
