Invitación al amigo invisible: plantillas de correo y chat

«Oye, ¿y cuál era el presupuesto?» Si ya has organizado un amigo invisible, conoces ese mensaje. Aparece en el chat del grupo, luego en un privado, luego junto a la máquina de café, y cada vez significa que la invitación se dejó algo en el tintero. El texto de tu invitación al amigo invisible tiene más trabajo del que parece: tiene que conseguir que la gente diga que sí, contarle a qué está diciendo que sí y recoger las dos cosas que necesitas de vuelta: un nombre y un correo electrónico.

Un amigo invisible funciona con unos seis mensajes cortos, y cada uno tiene una sola misión. Aquí tienes el texto de cada uno, en el orden en que los vas a necesitar. Primero va una lista de comprobación de un minuto y después las invitaciones: el correo de la oficina, los chats de familia y amigos, Slack o Teams y una nota para las familias de clase.

Todo usa marcadores entre corchetes: rellena los huecos y envía. Una nota sincera antes de empezar: Amazing Secret Santa no envía invitaciones ni recordatorios. Lo que sí hace es mandar, tras el sorteo, un correo privado a cada participante con la persona que le ha tocado; todo lo demás, antes y después, lo pones tú con tus palabras.

¿Qué tiene que decir una invitación al amigo invisible?

Una invitación al amigo invisible necesita siete datos: en qué consiste el intercambio, cuándo se hace, el presupuesto, la fecha límite para apuntarse, qué hay que enviar de vuelta, que participar es voluntario y cómo se sortearán los nombres. Todo lo demás suele ir mejor en un mensaje posterior.

La fecha límite y el tope son las dos líneas que más se olvidan. Sin fecha límite, las inscripciones van llegando a cuentagotas hasta la noche antes del sorteo, y sin tope acabas con un regalo de 40 € junto a otro de 8 €. ¿No sabes qué cifra elegir? La guía del presupuesto del amigo invisible recoge rangos habituales (en la oficina lo más corriente es fijar entre 15 y 20 €).

Deja tres cosas fuera del primer mensaje: correos electrónicos publicados donde todos puedan leerlos, el reglamento completo (ahora se lee por encima y después del sorteo se lee de verdad) y una lista pública de apuntados que obligue a alguien a decir que no delante de todo el mundo.

¿Cómo invitar a la gente al amigo invisible por correo, chat o Slack?

Manda los mismos siete datos en todas partes y cambia solo el tono y la vía de respuesta: un asunto claro y una respuesta solo para ti en el correo del trabajo, un mensaje corto con inscripción por privado en los chats de familia y amigos, inscripción por mensaje privado y plazo con zona horaria en Slack o Teams, y una nota breve a casa para las familias de clase. La invitación apenas cambia; lo que cambia es dónde responde la gente.

Plantilla de correo para la oficina

En el trabajo, pon el motivo y la fecha límite en el asunto para que el correo se lea en lugar de archivarse, y pide que te respondan solo a ti. (Nada dice «espíritu navideño» como cuarenta compañeros recibiendo un «responder a todos» con el correo personal de alguien.) Haz que apuntarse sea la acción y que el silencio signifique «no»: así la participación sigue siendo voluntaria sin que nadie tenga que rechazarla por escrito.

Correo para la oficina

Asunto: Intercambio de regalos de las fiestas: apúntate antes del Fecha límite

Hola a todos:

Este año montamos un amigo invisible. Quien se apunte sacará un nombre y comprará un detalle para esa persona, y nadie sabrá quién es su amigo invisible hasta que abramos los regalos.

Los datos:

• Intercambio: el Fecha a las Hora, en Lugar
• Presupuesto: 20 € como máximo
• Fecha límite para apuntarse: Fecha y hora límite

Para participar, respóndeme solo a mí (sin usar «responder a todos») con tu nombre tal como quieres que aparezca y el correo donde quieres recibir el resultado del sorteo. Participar es voluntario: si prefieres quedarte fuera esta vez, no hace falta que respondas ni que des explicaciones.

Haré el sorteo online el Fecha del sorteo, así que nadie verá quién le ha tocado a quién, ni siquiera yo. Recibirás por correo quién te ha tocado, junto con un enlace privado a un chat anónimo donde podrás preguntarle por sus gustos. Las reglas y las ideas de regalo llegarán después del sorteo.

Gracias,

Tu nombre

El asunto habla de «intercambio de regalos de las fiestas» para que el correo siga siendo acogedor con quien no celebra la Navidad, mientras que «amigo invisible» en el cuerpo explica de qué va el juego (cámbialo por un nombre neutro en todo el texto si en tu empresa lo prefieren). Esta es la versión corta: la guía de RR. HH. para organizar el amigo invisible en el trabajo trae un anuncio más largo con pautas para los regalos, además de consejos sobre jefes y personas a su cargo. Un límite práctico: Amazing Secret Santa admite de 3 a 30 personas por sorteo, así que, en una empresa grande, invita por equipos y haz un sorteo por grupo.

Grupo de chat familiar

Los chats familiares son un jaleo, así que haz el mensaje corto y saca la inscripción del chat: cada uno responde por privado y el grupo sigue siendo legible. Habla de las parejas desde el principio, porque así resuelves la duda antes de que nadie la plantee.

Chat de la familia

¡Vuelve el amigo invisible de la familia! En lugar de que todos compremos para todos, cada uno saca a una persona y le hace un buen regalo.

Presupuesto: 30 € como máximo. Los regalos se abren el Fecha en Lugar.

¿Quién se apunta? Escribidme por privado (¡aquí no!) con vuestro nombre y el correo que miréis, antes del Día. ¿Sin correo propio? Dadme el de vuestra pareja o el de vuestros padres, pero ya sabéis que ellos también verán quién os ha tocado. El sorteo es online, así que nadie verá quién le ha tocado a quién, y me aseguro de que las parejas no puedan sacarse entre sí. Sin presión si este año preferís no participar. Los niños tienen su propio sorteo. Padres, os escribiré aparte.

Grupo de chat de amigos

Entre amigos, un poco de humor funciona de maravilla, siempre que la fecha, el tope y el plazo queden claros.

Chat de amigos

Vale, gente, que ya toca: amigo invisible. Cada uno saca un nombre, compra un regalo y no dice ni mu hasta el Fecha.

El presupuesto es de 25 € como máximo. Es un tope, no una meta, así que nada de heroicidades.

¿Os apuntáis? Mandadme por privado vuestro nombre y vuestro correo antes del Día (por privado, por favor: al grupo no le hace falta vuestra bandeja de entrada). ¿Que no? Sin rencores, a la fiesta venís igual. Si hay alguien a quien no deberíais sacar, decídmelo también por privado.

El sorteo lo hago online, así que ni yo sabré quién le ha tocado a quién.

El mismo texto vale para WhatsApp, Telegram, Messenger o iMessage. Cómo llevar todo desde un chat, y por qué no conviene hacer el sorteo dentro de él, se cuenta en cómo organizar el amigo invisible por WhatsApp.

Equipo a distancia en Slack o Teams

En un canal, no uses una reacción para apuntarse: deja a la vista quién no lo ha hecho. Publica el anuncio y pide que te escriban por mensaje privado. Para equipos repartidos importan dos detalles: indica el plazo con la zona horaria y empieza antes de lo que harías en persona. Si los regalos tienen que viajar por mensajería, invita con 4-5 semanas de antelación y deja un plazo de inscripción de más o menos una semana, para poder hacer el sorteo 3-4 semanas antes del intercambio y enviar los regalos al menos una semana antes (dos si los paquetes cruzan fronteras).

Publicación en un canal de Slack o Teams

¡Hola, equipo! Montamos un amigo invisible a distancia: cada uno saca a alguien del equipo y le envía un detalle, esté donde esté.

Presupuesto: 20 € como máximo, sin contar el envío. Para apuntaros, mandadme un mensaje privado antes del Día, hora y zona horaria con el nombre que queráis que aparezca en el sorteo y el correo donde queráis recibir el resultado (usaré vuestro correo del trabajo salvo que me digáis otro). Participar es voluntario, y si no respondéis entiendo que esta vez no participáis.

El sorteo lo haré online el Fecha del sorteo y nadie verá las parejas. La fecha límite para enviar los regalos es el Fecha, y los abriremos todos juntos en una videollamada el Fecha a las Hora y zona horaria.

Nadie tiene que dar su dirección por adelantado. Tras el sorteo recibiréis el enlace de un chat anónimo donde podréis pedirle una dirección de envío a la persona que os ha tocado, y esa persona decide si la comparte.

Familias de una clase

En una clase, que la nota sea breve, deja claro que es voluntario y habla de «fiestas» en lugar de dar por hecho que todas las familias celebran lo mismo. El resultado de cada niño llega al correo que recojas, así que pide uno que consulte algún adulto de la familia.

Nota para las familias de la clase

Estimadas familias:

Este Mes, en clase vamos a hacer un pequeño intercambio de regalos de las fiestas. Cada alumno hace un regalo a un compañero sorteado en privado y recibe otro. El límite es de 3-5 € y abriremos los regalos el Fecha.

Participar es voluntario. Si queréis que vuestro hijo o hija participe, respondedme antes del Fecha límite con su nombre y un correo electrónico que consultéis: a ese correo llegará el resultado del sorteo, para que podáis ayudarle con la compra. Si preferís no participar, no hace falta ninguna explicación.

Gracias,

Nombre del docente

Si eres docente, la guía del amigo invisible en clase incluye la carta completa para las familias y un plan para el día del intercambio.

¿Cómo dar un empujoncito a quienes aún no han respondido?

Manda un recordatorio amable un par de días antes de la fecha límite, di qué pasa si alguien no contesta y déjalo ahí. Insistir una segunda vez convierte una invitación en una obligación.

En el trabajo, ese único aviso al grupo es todo lo que hay que hacer: toma el silencio como un no y no insistas a nadie en particular, porque ir detrás de un «a lo mejor» se vive como presión (la guía de RR. HH. para organizar el amigo invisible en el trabajo explica cómo mantener la participación voluntaria). Entre amigos y familia, el silencio suele significar «se me ha olvidado» o «luego te digo», no «no», así que facilítales responder en un sentido o en otro. Usa la primera plantilla para todo el grupo y, solo con amigos y familia, la segunda para ese par de personas que de verdad te interesa que participen.

Última llamada para el grupo

Última llamada para apuntarse al amigo invisible: el Día a las Hora. Para participar, mandadme por privado vuestro nombre y vuestro correo electrónico. Si preferís quedaros fuera, no hace falta que respondáis. Haré el sorteo el Fecha del sorteo con quienes estén dentro, y añadir a alguien después es un lío, porque normalmente hay que repetir el sorteo.

Mensaje privado para quien dijo «a lo mejor»

Hola, Nombre: cierro la lista del amigo invisible el Día. ¿Te apunto o te dejo fuera esta vez? Me vale cualquiera de las dos respuestas.

Mantén la fecha límite, aunque parezca una manía. Una vez enviados los nombres, añadir o quitar a una persona suele implicar un sorteo nuevo y un correo nuevo para todo el grupo, aunque la guía sobre bajas y personas que se apuntan tarde explica soluciones más suaves que dejan intactas las demás parejas.

¿Qué poner en el mensaje para el grupo de 500 caracteres del sorteo?

El mensaje para el grupo es una nota opcional de hasta 500 caracteres que aparece en el correo de cada participante, junto con el presupuesto y la fecha del intercambio que hayas indicado. Úsalo para lo que la gente va a necesitar dentro de dos semanas: dónde y cuándo, un par de reglas que importen de verdad y cómo usar el chat anónimo.

El presupuesto (hasta 40 caracteres, así que cabe «20 € como máximo, envío aparte») y la fecha tienen sus propios campos, así que no repitas la cifra y menciona la fecha solo cuando acompañe a una hora o a un lugar. Además, el mensaje llega con el sorteo, nunca antes, así que no puede hacer de invitación. En Amazing Secret Santa, los tres campos están en el último paso, justo antes de pulsar ¡ENVIAR! Parte del mensaje base de abajo, que deja espacio para una línea extra, y usa la versión a distancia cuando los regalos tengan que viajar. Vuelve a contar los caracteres cuando hayas rellenado los huecos.

Mensaje base (409 caracteres)

Aquí tienes a la persona que te ha tocado: ni una palabra hasta que abramos los regalos. No veo quién le ha tocado a quién ni puedo consultarlo después. El presupuesto es un tope, no una meta. Envuelve el regalo, ponle el nombre de quien te ha tocado y tráelo a Lugar antes de las Hora del Fecha. ¿Ideas o tallas? Pregunta en el chat anónimo de este correo (no avisa de mensajes: entra cada pocos días).

Versión a distancia (478 caracteres)

Este correo trae a quien te ha tocado y la fecha de nuestra videollamada. Es secreto. Los regalos deben salir antes del Fecha de envío para llegar a tiempo. Para pedir una dirección de envío, usa el enlace al chat anónimo de este correo: esa persona la comparte solo si quiere y no sabrá quién eres. El chat no avisa de mensajes nuevos: entra cada uno o dos días mientras viajan los paquetes. Respeta el presupuesto. Abrimos los regalos el Fecha a las Hora y zona horaria.

Junto al mensaje base caben tres líneas (cada una tiene menos de 85 caracteres, así que el total no llega a 500). Elige la que encaje con tu grupo:

Si necesitas más de 500 caracteres, pon la versión larga en el chat del grupo y deja la corta en el correo. Para las diez reglas completas, escritas como un mensaje que puedes pegar, consulta las reglas del amigo invisible.

¿Qué publicar justo después de sortear los nombres?

Publica en el grupo, a los pocos minutos de pulsar ¡ENVIAR!, un mensaje breve de «mirad vuestro correo». Tiene que decir que los resultados ya han salido, dónde mirar si falta alguno, que cada resultado es secreto y que tú no puedes consultar el de nadie.

La rapidez importa por un punto ciego: tras el envío, Amazing Secret Santa muestra si cada correo se ha enviado o ha fallado (por ejemplo, por una dirección mal escrita), pero no puede saber si uno enviado ha llegado a la bandeja de entrada o a la carpeta de spam. Tu aviso es la red de seguridad.

Mensaje de «mirad vuestro correo»

¡Nombres sorteados! Ya deberíais tener todos un correo con la persona que os ha tocado. Si el vuestro no está en la bandeja de entrada, mirad en spam y en promociones antes de entrar en pánico.

Recordad: es secreto, incluso para mí. Yo no veo quién le ha tocado a quién ni puedo consultar el resultado de nadie, así que guardad bien ese correo. El presupuesto es de 20 € como máximo y nos damos los regalos el Fecha en Lugar.

El correo trae también un enlace privado a un chat anónimo, donde podéis hablar con vuestro amigo invisible y con la persona que os ha tocado sin que nadie revele quién es. No envía notificaciones, así que pasaos de vez en cuando.

¿Seguís sin recibir nada el Día? Escribidme por privado y lo solucionamos.

Si alguna vez tienes que repetir el sorteo, dilo bien alto y pide que todos usen solo el correo más reciente, porque habrá quien lea únicamente el primero. La guía sobre bajas incluye un anuncio de nuevo sorteo ya redactado, además de una solución más suave que deja intactas las demás parejas cuando la gente ya ha empezado a comprar.

¿Qué deben decir el recordatorio y el mensaje del día del intercambio?

El recordatorio, una semana antes más o menos, repite la fecha, el tope y el plazo para envolver o enviar, y le da a la gente una forma fácil de decir que se ha atascado. El mensaje del día del intercambio es pura logística: dónde se dejan los regalos, cuándo se abren y hasta cuándo dura el secreto. Como Amazing Secret Santa no envía recordatorios, apunta en el calendario, el mismo día del sorteo, un aviso para una semana antes del intercambio.

Recordatorio de una semana antes

Asunto: Queda una semana: amigo invisible el Fecha

Hola a todos: dentro de una semana hacemos el amigo invisible en Lugar, a las Hora.

Lista de comprobación: el regalo está comprado (o pedido, si tiene que llegar por envío), no pasa de 20 € y va envuelto con el nombre de la persona que os ha tocado en la etiqueta.

¿Sin ideas? Preguntadle en el chat anónimo a la persona que os ha tocado, y echad un vistazo también a vuestro propio enlace al chat, porque puede que vuestro amigo invisible tenga alguna pregunta para vosotros.

¿No podéis venir o vais con el tiempo justo? Avisadme por privado y buscamos una solución. Un regalo siempre puede llegar unos días después.

Tu nombre

Mensaje del día del intercambio

¡Hoy es el día del amigo invisible! Los regalos van a la mesa en Lugar antes de las Hora, envueltos, con el nombre de la persona que os ha tocado en la etiqueta y nada que os delate. Los abrimos a las Hora.

Hasta la revelación, cara de póker. ¿Se os ha olvidado el regalo o seguís esperando un paquete? Decídmelo y lo entregáis dentro de unos días. Sin dramas.

¿Es por videollamada? Cambia la primera línea por «Conectaos a la videollamada a las Hora y zona horaria: Enlace».

¿Qué mensajes del amigo invisible necesitas de verdad?

Envía tres como mínimo: la invitación, el mensaje de «mirad vuestro correo» y el recordatorio de una semana antes. Añade el aviso de última llamada cuando las respuestas tarden y la nota del día del intercambio cuando la logística sea liosa. El mensaje para el grupo del sorteo no cuesta nada, así que úsalo siempre.

Cuando se cierren las inscripciones, introduce el nombre y el correo de todos en un generador de amigo invisible gratuito, marca las exclusiones, pega tu mensaje para el grupo en los detalles del intercambio y pulsa ¡ENVIAR! Las exclusiones funcionan en un solo sentido, así que marca a las dos personas para mantener separada a una pareja; la guía de exclusiones del amigo invisible explica a quién más conviene excluir y cuántas puede aguantar un grupo. Si aún no tienes claro cómo sortear, en cómo sortear los nombres del amigo invisible encontrarás una comparación entre un sombrero, una hoja de cálculo y una app.

¿Quieres conocer los gustos de todos antes de que se pongan a comprar? Un cuestionario breve puede ir junto a la invitación o después del sorteo, y el cuestionario del amigo invisible tiene una versión de 10 preguntas. El plan completo en el que encajan estos mensajes está en cómo organizar un amigo invisible.

La invitación no tiene que ser ingeniosa. Tiene que estar completa: la fecha, el tope, el plazo, qué hay que enviar de vuelta y una forma fácil de decir que no. Mándala hoy y apunta en el calendario el recordatorio de una semana antes. Los demás mensajes son copiar, pegar y poner una fecha.