Einladung zum Wichteln: Vorlagen für E-Mail und Chat

„Moment, wie viel durfte das Geschenk noch mal kosten?“ Wenn du schon einmal eine Wichtelaktion organisiert hast, kennst du diese Nachricht. Erst taucht sie im Gruppenchat auf, dann als Privatnachricht, dann an der Kaffeemaschine, und jedes Mal heißt das: In der Einladung hat etwas gefehlt. Dein Einladungstext hat mehr zu leisten, als man denkt. Er muss die Leute zum Zusagen bringen, ihnen sagen, wozu sie zusagen, und die zwei Dinge einsammeln, die du brauchst: einen Namen und eine E-Mail-Adresse.

Eine Wichtelaktion kommt mit etwa sechs kurzen Nachrichten aus, und jede hat genau eine Aufgabe. Unten steht der Text für jede davon, in der Reihenfolge, in der du sie brauchst. Zuerst kommt eine Ein-Minuten-Checkliste, dann die Einladungen: die Büro-Mail, Chats für Familie und Freunde, Slack oder Teams und ein Brief an die Klasseneltern.

Überall stehen Platzhalter in eckigen Klammern: Lücken füllen, abschicken. Vorab ein ehrlicher Hinweis: Amazing Secret Santa verschickt keine Einladungen und keine Erinnerungen. Nach der Auslosung bekommt jede Person ihre Zuteilung per E-Mail, alles davor und danach machst du in deinen eigenen Worten.

Was gehört in eine Einladung zum Wichteln?

Eine Einladung zum Wichteln braucht sieben Angaben: was das Wichteln ist, wann es stattfindet, das Budget, die Anmeldefrist, was die Leute zurückschicken sollen, dass die Teilnahme freiwillig ist und wie ausgelost wird. Alles darüber hinaus gehört meist in eine spätere Nachricht.

Frist und Obergrenze sind die beiden Zeilen, die am häufigsten vergessen werden. Ohne Frist tröpfeln die Anmeldungen bis zum Abend vor der Auslosung herein, und ohne Obergrenze liegt am Ende ein Geschenk für 30 € neben einem für 8 €. Du bist unsicher, welche Zahl passt? Der Ratgeber zum Wichtelbudget nennt übliche Spannen (die meisten Büro-Runden pendeln sich bei 10–15 € ein).

Drei Dinge gehören nicht in die erste Nachricht: E-Mail-Adressen, die für alle lesbar sind, das komplette Regelwerk (jetzt wird es nur überflogen und erst nach der Auslosung richtig gelesen) und eine öffentliche Teilnehmerliste, bei der jemand vor allen Nein sagen muss.

Wie lädst du per E-Mail, Chat oder Slack zum Wichteln ein?

Schick überall dieselben sieben Angaben und ändere nur den Ton und den Antwortweg: bei der Büro-Mail eine klare Betreffzeile und Antworten nur an dich, bei Familien- und Freundeschats eine kurze Nachricht mit privater Anmeldung, bei Slack oder Teams eine Anmeldung per Direktnachricht und eine Zeitzone bei der Frist, bei Klasseneltern einen kurzen Brief. Die Einladung selbst ändert sich kaum; entscheidend ist, wohin die Antworten gehen.

Vorlage für die Büro-Mail

Setz im Büro den Anlass und die Frist in die Betreffzeile, damit die Mail gelesen statt archiviert wird, und bitte darum, nur dir zu antworten. (Nichts bringt so in Weihnachtsstimmung wie vierzig Kolleginnen und Kollegen, die per „Allen antworten“ die private Adresse von irgendwem im Postfach haben.) Wer mitmachen will, muss aktiv zusagen, und Schweigen gilt als Nein: So bleibt die Teilnahme freiwillig, ohne dass jemand schriftlich absagen muss.

Büro-Mail

Betreff: Geschenkeaustausch im Team: Bitte bis Datum der Anmeldefrist anmelden

Hallo zusammen,

dieses Jahr wichteln wir im Team. Wer mitmacht, zieht einen Namen und besorgt für diese Person ein kleines Geschenk. Wer wessen Wichtel ist, bleibt bis zum Auspacken geheim.

Die Eckdaten:

• Termin: Datum, Uhrzeit Uhr, Ort
• Budget: maximal 15 € pro Geschenk
• Anmeldung bis: Datum und Uhrzeit

Zum Mitmachen antwortet bitte nur mir (nicht an alle) mit eurem Namen, so wie er in der Auslosung stehen soll, und der E-Mail-Adresse, an die eure Zuteilung gehen soll. Die Teilnahme ist freiwillig: Wer diesmal lieber aussetzt, muss weder antworten noch etwas erklären.

Ich lose die Namen am Datum der Auslosung online aus, also sieht niemand, auch ich nicht, wer wen gezogen hat. Ihr bekommt eure Zuteilung per E-Mail, dazu einen privaten Link zu einem anonymen Chat, in dem ihr bei eurem Wichtelpartner nach Geschmack und Wünschen fragen könnt. Regeln und Geschenkideen folgen nach der Auslosung.

Danke und viele Grüße

Dein Name

Die Betreffzeile spricht von einem Geschenkeaustausch, damit sich auch Kolleginnen und Kollegen angesprochen fühlen, die kein Weihnachten feiern, und im Text sagt „wichteln“, worum es geht (nimm durchgehend einen neutralen Begriff, wenn deine Firma das bevorzugt). Das ist die Kurzfassung: Der HR-Leitfaden zum Wichteln im Büro enthält eine ausführlichere Ankündigung mit Geschenkrichtlinien sowie Hinweise zum Umgang mit Vorgesetzten und ihren Teams. Eine praktische Grenze noch: Amazing Secret Santa lost 3 bis 30 Personen pro Auslosung aus. In einem größeren Unternehmen lädst du deshalb teamweise ein und machst eine Auslosung pro Gruppe.

Familienchat

Familienchats sind laut. Halte die Nachricht deshalb kurz und verlege die Anmeldung aus dem Chat heraus: Alle antworten privat, und die Gruppe bleibt lesbar. Erwähne Paare gleich zu Beginn, denn das beantwortet die Frage, bevor sie jemand stellt.

Familienchat

Das Familien-Wichteln ist wieder da! Statt dass jeder für jeden etwas kauft, ziehen wir alle eine Person und schenken ihr ein richtig gutes Geschenk.

Budget: maximal 30 €. Ausgepackt wird am Datum bei Ort.

Lust mitzumachen? Schreibt mir bis Wochentag privat (nicht hier!) euren Namen und die E-Mail-Adresse, die ihr auch wirklich lest. Keine eigene Adresse? Gebt mir die vom Partner oder von den Eltern, aber die sehen dann auch, wen ihr gezogen habt. Ausgelost wird online, also sieht niemand, wer wen gezogen hat, und ich sorge dafür, dass Paare sich nicht gegenseitig ziehen. Kein Druck, falls ihr dieses Jahr lieber aussetzt. Die Kinder haben ihre eigene Auslosung. Eltern, ich schreibe euch separat.

Freundeschat

Unter Freunden kommt ein bisschen Humor gut an, solange Termin, Obergrenze und Frist klar bleiben.

Freundeschat

Okay Leute, es ist wieder so weit: Wichteln! Jeder zieht einen Namen, besorgt ein Geschenk und hält bis zum Datum dicht.

Das Budget liegt bei maximal 25 €. Das ist eine Obergrenze, kein Zielwert, also bitte keine Heldentaten.

Dabei? Schickt mir bis Wochentag euren Namen und eure E-Mail-Adresse per Direktnachricht (bitte privat: Die Gruppe braucht euer Postfach nicht). Nicht dabei? Kein Ding, zur Feier seid ihr trotzdem eingeladen. Und wenn es jemanden gibt, den ihr nicht ziehen sollt, sagt mir das auch privat.

Ich lose online aus, also weiß nicht mal ich, wer wen gezogen hat.

Derselbe Text funktioniert in WhatsApp, Telegram, Signal, Threema oder iMessage. Wie du das Ganze aus einem Chat heraus organisierst und warum du im Chat nicht auslosen solltest, steht in Wichteln über WhatsApp.

Remote-Team auf Slack oder Teams

Nimm in einem Channel keine Reaktion als Anmeldung, denn sie zeigt allen, wer nicht mitmacht. Poste die Ankündigung und bitte darum, dir eine Direktnachricht zu schicken. Bei verteilten Teams sind zwei Dinge wichtig: Nenn die Frist mit Zeitzone, und fang früher an, als du es vor Ort tun würdest. Müssen Geschenke verschickt werden, lade 4–5 Wochen vorher ein und halte das Anmeldefenster bei etwa einer Woche. So kannst du 3–4 Wochen vor dem Austausch auslosen, und die Geschenke sind mindestens eine Woche vorher unterwegs (zwei Wochen, wenn Pakete über Landesgrenzen gehen).

Beitrag im Slack- oder Teams-Channel

Hallo Team! Wir wichteln dieses Jahr remote: Alle ziehen eine Person aus dem Team und schicken ihr ein kleines Geschenk, egal wo sie gerade sitzt.

Budget: maximal 15 €, Versand nicht eingerechnet. Meldet euch bis Wochentag, Uhrzeit und Zeitzone per Direktnachricht bei mir, mit dem Namen, der in der Auslosung stehen soll, und der E-Mail-Adresse für eure Zuteilung (Ich nehme eure Firmenadresse, solange ihr mir nichts anderes sagt). Die Teilnahme ist freiwillig, und keine Antwort heißt einfach: Ihr setzt diese Runde aus.

Ich lose am Datum der Auslosung online aus, und niemand sieht die Paare. Versandschluss ist der Datum, und ausgepackt wird gemeinsam in einem Call am Datum um Uhrzeit und Zeitzone.

Niemand muss vorab eine Adresse herausgeben. Nach der Auslosung bekommt ihr einen Link zu einem anonymen Chat, in dem ihr euren Wichtelpartner nach einer Lieferadresse fragen könnt, und die Person entscheidet selbst, ob sie sie teilt.

Eltern einer Schulklasse

Halte den Brief an die Klasseneltern kurz, sag, dass die Teilnahme freiwillig ist, und geh nicht davon aus, dass jede Familie dasselbe feiert. Die Zuteilung eines Kindes geht an die E-Mail-Adresse, die du einsammelst. Frag deshalb nach einer, die ein Elternteil liest.

Elternbrief für die Klasse

Liebe Eltern,

im Monat wichteln wir in unserer Klasse. Jedes Kind schenkt einem Kind aus der Klasse etwas und bekommt von einem anderen etwas geschenkt. Wer wen zieht, wird heimlich ausgelost. Das Limit liegt bei 3–5 €, ausgepackt wird am Datum.

Die Teilnahme ist freiwillig. Wenn Sie mitmachen möchten, antworten Sie bitte bis Anmeldefrist mit dem Namen Ihres Kindes und einer E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig lesen: Dorthin geht die Zuteilung Ihres Kindes, damit Sie beim Einkaufen helfen können. Wenn Sie lieber nicht teilnehmen, brauchen Sie das nicht zu begründen.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Name der Lehrkraft

Für Lehrkräfte: Der Ratgeber zum Wichteln in der Schulklasse enthält den ausführlichen Elternbrief und einen Plan für den Wichteltag.

Wie erinnerst du Leute, die noch nicht geantwortet haben?

Schick ein paar Tage vor Anmeldeschluss eine freundliche Erinnerung, sag, was bei Schweigen passiert, und lass es dann gut sein. Ein zweites Nachhaken macht aus einer Einladung eine lästige Pflicht.

Im Büro reicht diese eine Erinnerung an die ganze Gruppe völlig: Behandle Schweigen als Nein und hake nicht einzeln nach, denn wer bei einem Vielleicht nachbohrt, setzt unter Druck (der HR-Leitfaden zum Wichteln im Büro erklärt, wie die Teilnahme freiwillig bleibt). Unter Freunden und in der Familie heißt Schweigen meist „hab ich vergessen“ oder „vielleicht später“, nicht „nein“. Mach es also leicht, in beide Richtungen zu antworten. Nimm die erste Vorlage für die ganze Gruppe und, nur bei Freunden und Familie, die zweite für die ein oder zwei Personen, die du wirklich dabeihaben willst.

Letzter Aufruf an die Gruppe

Letzter Aufruf fürs Wichteln: Anmeldeschluss ist Wochentag um Uhrzeit Uhr. Wer mitmachen will, schickt mir privat seinen Namen und seine E-Mail-Adresse. Wer lieber aussetzt, muss nicht antworten. Ich lose am Datum der Auslosung mit allen aus, die dabei sind. Jemanden danach nachzutragen ist mühsam, weil man dafür meist neu auslosen muss.

Private Nachricht an alle, die „vielleicht“ gesagt haben

Hi Name, ich schließe die Wichtelliste am Wochentag. Soll ich dich eintragen oder diese Runde ohne dich planen? Beides ist völlig okay.

Bleib bei der Frist, auch wenn es kleinlich wirkt. Sobald die Namen verschickt sind, heißt es bei jedem Zu- oder Absprung meist: neu auslosen und eine neue E-Mail an die ganze Gruppe. Im Ratgeber zu Absagen und Nachzüglern findest du aber sanftere Lösungen, bei denen alle anderen Paare unangetastet bleiben.

Was gehört in die 500 Zeichen der Nachricht an die Gruppe?

Die Nachricht an die Gruppe ist ein optionaler Text mit bis zu 500 Zeichen, der in der E-Mail jedes Teilnehmers erscheint, zusammen mit dem Budget und dem Datum des Austauschs, die du festgelegt hast. Nutz sie für das, was die Leute in zwei Wochen brauchen: wo und wann, die ein oder zwei Regeln, auf die es ankommt, und wie der anonyme Chat funktioniert.

Das Budget (bis zu 40 Zeichen, „max. 15 € pro Geschenk“ passt also locker) und das Datum haben eigene Felder. Lass den Betrag deshalb weg und nenn das Datum nur, wenn es zu einer Uhrzeit oder einem Ort gehört. Außerdem kommt die Nachricht mit der Auslosung und nie davor, sie kann die Einladung also nicht ersetzen. In Amazing Secret Santa liegen alle drei Felder im letzten Schritt, direkt vor dem Klick auf SENDEN! Nimm die Basisnachricht unten als Ausgangspunkt, sie lässt Platz für eine Zusatzzeile, und die Remote-Version, wenn Geschenke reisen müssen. Zähl nach dem Ausfüllen der Lücken die Zeichen noch einmal nach.

Basisnachricht (408 Zeichen)

Deine Zuteilung steht in dieser E-Mail: Bitte bis zum Auspacken geheim halten. Ich sehe nicht, wer wen gezogen hat, und kann nichts nachschlagen. Das Budget ist eine Obergrenze, kein Ziel. Bring das Geschenk eingepackt und mit Namen auf dem Anhänger am Datum bis Uhrzeit Uhr zu Ort. Ideen oder Größen? Frag im anonymen Chat (Link in der E-Mail). Er benachrichtigt dich nicht, schau alle paar Tage rein.

Remote-Version (473 Zeichen)

Diese E-Mail verrät dir, wen du beschenkst, und wann unser Call ist. Bitte halte es geheim. Verschickt werden muss bis zum Versanddatum, damit alles rechtzeitig ankommt. Eine Lieferadresse bekommst du im anonymen Chat (Link in dieser E-Mail): Dein Wichtelpartner teilt sie nur, wenn er oder sie will, und erfährt nicht, wer du bist. Der Chat benachrichtigt nicht, schau also alle ein, zwei Tage rein. Bleib im Budget. Ausgepackt wird am Datum um Uhrzeit und Zeitzone.

Drei Zusatzzeilen passen neben die Basisnachricht (jede ist kürzer als 90 Zeichen, die Gesamtlänge bleibt also unter 500). Nimm die, die zu deiner Gruppe passt:

Brauchst du mehr Platz als 500 Zeichen, schreib die lange Fassung in den Gruppenchat und lass die kurze in der E-Mail. Die komplette Liste mit zehn Regeln, als Text zum Einfügen, findest du unter Wichtelregeln.

Was postest du direkt nach der Auslosung?

Poste wenige Minuten nach dem Klick auf SENDEN! eine kurze „Schaut in eure Postfächer“-Nachricht in die Gruppe. Sie sollte sagen, dass die Zuteilungen raus sind, wo man nachsieht, wenn eine fehlt, dass die Zuteilung geheim bleibt und dass du nichts für andere nachschlagen kannst.

Tempo ist wichtig, und zwar wegen eines blinden Flecks: Nach dem Senden zeigt Amazing Secret Santa, ob jede E-Mail verschickt wurde oder fehlgeschlagen ist (etwa wegen einer vertippten Adresse), aber nicht, ob eine verschickte Mail im Posteingang oder im Spam gelandet ist. Deine Ankündigung ist das Sicherheitsnetz.

Nachricht „Schaut in eure Postfächer“

Die Namen sind ausgelost! Alle sollten jetzt eine E-Mail mit ihrem Wichtelpartner im Postfach haben. Falls bei euch nichts im Posteingang liegt, schaut zuerst in Spam und Werbung nach, bevor ihr in Panik geratet.

Kurz zur Erinnerung: Haltet eure Zuteilung geheim, auch vor mir. Ich sehe nicht, wer wen gezogen hat, und kann auch nichts nachschlagen, bewahrt die E-Mail also gut auf. Das Budget liegt bei maximal 15 €, und wir tauschen die Geschenke am Datum bei Ort.

In der E-Mail steht außerdem ein privater Link zu einem anonymen Chat, in dem ihr mit eurem Wichtel und mit eurem Wichtelpartner schreiben könnt, ohne dass jemand verrät, wer er oder sie ist. Der Chat schickt keine Benachrichtigungen, schaut also zwischendurch mal rein.

Immer noch nichts bis Wochentag? Schreibt mir privat, dann finden wir eine Lösung.

Falls du die Auslosung doch einmal wiederholen musst, sag das laut und deutlich und bitte alle, nur die neueste E-Mail zu benutzen, denn manche lesen nur die erste. Der Ratgeber zu Absagen hat eine fertige Ankündigung für eine neue Auslosung und eine sanftere Lösung, bei der alle anderen Paare bleiben, sobald die Leute mit dem Einkaufen angefangen haben.

Was gehört in die Erinnerung und in die Nachricht am Wichteltag?

Die Erinnerung, etwa eine Woche vorher, nennt noch einmal das Datum, die Obergrenze und die Frist zum Einpacken oder Verschicken und gibt den Leuten eine einfache Möglichkeit zu sagen, dass sie festhängen. Die Nachricht am Wichteltag ist reine Logistik: wohin die Geschenke kommen, wann sie ausgepackt werden und wie lange die Geheimhaltung gilt. Weil die App keine Erinnerungen verschickt, setz dir am Tag der Auslosung eine Kalendernotiz für eine Woche vor dem Austausch.

Erinnerung eine Woche vorher

Betreff: Noch eine Woche: Wichteln am Datum

Hallo zusammen, in einer Woche ist es so weit: Wichteln bei Ort, Uhrzeit Uhr.

Checkliste: Das Geschenk ist gekauft (oder bestellt, falls es verschickt werden muss), es bleibt innerhalb von 15 €, und es ist eingepackt, mit dem Namen eures Wichtelpartners auf dem Anhänger.

Euch fehlt noch eine Idee? Fragt euren Wichtelpartner im anonymen Chat und schaut bei der Gelegenheit in euren eigenen Chat, denn vielleicht hat euer Wichtel eine Frage an euch.

Ihr könnt nicht kommen oder seid spät dran? Sagt mir privat Bescheid, dann finden wir eine Lösung. Ein Geschenk kann auch ein paar Tage später ankommen.

Dein Name

Nachricht am Wichteltag

Heute ist Wichteltag! Die Geschenke kommen bis Uhrzeit Uhr bei Ort auf den Tisch, eingepackt, mit dem Namen auf dem Anhänger und ohne etwas, das euch verrät. Um Uhrzeit Uhr packen wir aus.

Bis zur Auflösung heißt es: Pokerface. Geschenk vergessen oder wartet ihr noch auf ein Paket? Sagt Bescheid und reicht es in ein paar Tagen nach. Kein Drama.

Läuft es stattdessen per Videocall? Ersetz die erste Zeile durch „Wir sehen uns um Uhrzeit und Zeitzone im Call: Link“.

Welche Nachrichten brauchst du beim Wichteln wirklich?

Mindestens drei: die Einladung, die „Schaut in eure Postfächer“-Nachricht und die Erinnerung eine Woche vorher. Dazu kommt der Anstupser, wenn die Antworten auf sich warten lassen, und die Nachricht am Wichteltag, wenn die Logistik knifflig ist. Die Nachricht an die Gruppe bei der Auslosung kostet nichts, nutz sie also jedes Mal.

Sobald die Anmeldung geschlossen ist, trag die Namen und E-Mail-Adressen aller in einen kostenlosen Wichtel-Generator ein, hake die Ausschlüsse an, füge deine Nachricht an die Gruppe in die Details zum Wichteln ein und klick auf SENDEN! Ausschlüsse gelten nur in eine Richtung, hake also beide Personen an, um ein Paar auseinanderzuhalten. Der Ratgeber zu Ausschlüssen beim Wichteln zeigt, wen du sonst noch ausschließen kannst und wie viele eine Gruppe verträgt. Wenn du noch überlegst, wie du auslosen willst, vergleicht der Ratgeber Namen beim Wichteln online auslosen Hut, Tabelle und App.

Du willst vorher wissen, was sich alle wünschen? Ein kurzer Fragebogen kann der Einladung beiliegen oder nach der Auslosung folgen, und der Wichtel-Fragebogen hat eine Version mit 10 Fragen. Den ganzen Plan, in den sich diese Nachrichten einfügen, findest du in So organisierst du ein Wichteln.

Die Einladung muss nicht originell sein. Sie muss vollständig sein: Termin, Obergrenze, Frist, was zurückkommen soll und eine leichte Möglichkeit, Nein zu sagen. Schick sie heute raus und setz dir eine Kalendernotiz für die Erinnerung eine Woche vor dem Wichteln. Der Rest ist Kopieren, Einfügen und ein Datum.